Permudah Penyimpanan Arsip, Kantor Kemenag Kota Terapkan Digitalisasi Dokumen

Permudah Penyimpanan Arsip, Kantor Kemenag Kota Terapkan Digitalisasi Dokumen

Kota Bengkulu (Humas)-Untuk mempermudah peyimpanan arsip dan dokumen, Kantor Kementerian Agama (Kemenag) Kota Bengkulu telah mengadakan launching Program Digitalisasi Dokumen, pada Selasa pagi 24 Agustus 2021, bertempat di Aula Kantor Kemenag Kota Bengkulu. Dimana,  digitalisasi dokumen tersebut menggunakan google drive dan google spreadsheet yang dijadikan sebagai media penyimpanan. Program ini dilakukan mengingat masih kurang teraturnya penyimpanan arsip dan dokumen, serta penyimpanan tersebut masih dilakukan secara manual sehingga bisa menyebabkan hilangnya dokumen.

Dibuka oleh Kepala Kantor Kemenag Kota Bengkulu, Drs. H. Zainal Abidin, M.H, acara tersebut diikuti oleh seluruh Kepala Kantor Urusan Agama (KUA) dan Madrasah Negeri di Kota Bengkulu. Zainal menyampaikan bahwa perkembangan ilmu teknologi zaman sekarang menuntut semua sistem harus digital. Hal tersebut dilakukan untuk mempermudah semua akses informasi dan layanan sehingga bisa lebih cepat dan transparan terutama pada pengarsipan dokumen.

“Selama ini, dokumen hanya diarsipkan secara manual, dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam map, namun beresiko hilang dan rusak”,ungkap Zainal.

Zainal juga menambahkan dengan adanya program digitalisasi dokumen ini, dokumen akan lebih teratur dan tahan lama, ruang penyimpanannya pun juga tidak terbatas. Selain itu, sambung Zainal, penyimpanan secara digital juga akan menghemat biaya Alat Tulis Kantor (ATK) seperti map.

“Dari segi penggunaan anggaran tentunya dengan adanya digitalisasi dokumen ini akan mengurangi penggunaan dana pada pembelian ATK”,imbuh Zainal.

Sebagai informasi, Kantor Kemenag Kota Bengkulu memiliki 7 orang Pegawai Negeri Sipil   (PNS) Jabatan Fungsional Tertentu (JFT) arsiparis yang menjadi eksekutor pengarsipan digital tersebut. Pengarsipan digital tersebut dimulai dengan scanning hardcopy dokumen kemudian diubah ke dalam bentuk pdf, kemudian diunggah ke Google Drive. (Rozi/Popi) 

Bagikan :